El cálculo de presupuestos en el transporte implica múltiples variables que pueden afectar a la precisión de la estimación. Un presupuesto inexacto puede generar pérdidas económicas o clientes insatisfechos debido a costos mal estimados. El software de gestión de transporte (TMS) es una solución fundamental para mejorar la elaboración de presupuestos y garantizar los márgenes de beneficio para cada servicio.
Desafíos en la preparación de cotizaciones de transporte
A los costes fijos hay que añadirle todas las variables. Algunas de las variables que afectan a la preparación del presupuesto son las siguientes.
- Fluctuación en los costos del combustible: la variabilidad en los precios del combustible impacta directamente en el presupuesto.
- Tarifas y peajes: cada ruta puede implicar costos adicionales como peajes, impuestos y tarifas específicas.
- Distancia y tiempos de entrega: La duración del trayecto y la urgencia del servicio influyen en el costo total.
- Capacidad de carga y tipo de mercancía: No todas las cargas requieren el mismo tipo de transporte, lo que puede afectar los costos. Los cálculos se complican con los servicios de distribución y carga fraccionada.
- Planificación de viajes poco optimizada: regresar con el camión lleno en vez de vacío puede influir en cómo presupuestamos los servicios y repartir costos de otra manera.
Algunos de los errores más comunes en la estimación de costos son:
- La realización de cálculos manuales propensos a errores humanos.
- No considerar costos ocultos o variables inesperadas.
- Usar datos obsoletos que generan estimaciones incorrectas.
- No actualizar tarifas y condiciones con proveedores y clientes.
Estos desafíos pueden generar sobrecostos o presupuestos poco competitivos, afectando a la rentabilidad del negocio. Aquí es donde el software TMS juega un papel crucial. Muchos de estos problemas se solucionan gracias a que este tipo de software centraliza toda la información, realiza cálculos y automatiza buena parte de los procesos.
Beneficios del software TMS en la elaboración de presupuestos
La implementación de un software TMS permite mejorar significativamente la precisión y rapidez en la preparación de presupuestos. Algunos de sus principales beneficios incluyen:
Automatización y reducción de errores
- El sistema trabaja con datos centralizados. No tienes que introducir precios cada vez que preparas un presupuesto. El TMS gestiona las tarifas. Una vez que introducimos un dato este se queda registrado y no tenemos que volver a introducirlo.
- Elimina la necesidad de cálculos manuales, reduciendo errores humanos.
- Permite la integración con bases de datos actualizadas para obtener información precisa en tiempo real.
Optimización de costes y tiempos
- Facilita la comparación de diferentes rutas y opciones de transporte para seleccionar la más económica.
- Automatiza la cotización con clientes y proveedores, agilizando el proceso de presupuestación.
- La integración con el tacógrafo digital, por ejemplo, nos puede llevar a implementar formas de conducción que ahorren combustible.
Gestión de tarifas y cotizaciones
- Automatización en la generación y actualización de tarifas según parámetros personalizados.
Análisis y mejora en la toma de decisiones
- Proporciona informes detallados que ayudan a evaluar la rentabilidad y costos de cada servicio.
- Gracias a los cuadros de mando de análisis de datos puedes identificar posibles ahorros y optimizaciones en los costos de transporte.
Impacto del TMS en la rentabilidad del transporte
La implementación de un software TMS no solo es útil para la gestión de las cotizaciones, sino que también tiene un impacto directo en la rentabilidad de las empresas de transporte.
Un software TMS permite reducir costos operativos al optimizar rutas gracias a la selección de trayectos que minimizan gastos en combustible y peajes. También ofrece un control de los gastos, lo que permite detectar oportunidades de ahorro y reaccionar ante fluctuaciones en los precios de insumos como el combustible.
Por otro lado, un TMS incrementa la competitividad del negocio al agilizar la entrega de cotizaciones. Los clientes van a recibir los presupuestos de forma más rápida, van a estar informados sobre el estado y la entrega de sus bienes y van a recibir la factura en consecuencia. El TMS ayuda a reducir la morosidad y agiliza la reclamación de pagos.
Asimismo, ahorra mucho tiempo interno en la gestión documental de documentos de transporte, cartas de porte, CMRs, facturas, albaranes, etc.
Siguientes pasos
Si necesitas ayuda y quieres saber más sobre cómo mejorar la forma en la que haces las cotizaciones, Guitrans cuenta con la colaboración y experiencia en el sector de Grupo Igarle para este tipo de proyectos destinados a la mejora del transporte de mercancías.
Grupo Igarle es una empresa de ingeniería de software y consultoría tecnológica con más de 30 de experiencia en el sector del transporte y la logística, entre otros sectores. En la actualidad fabrica y distribuye dos TMSs distintos. RoadTech es uno de ellos. Este TMS es una solución muy completa que da una respuesta global a los problemas y casuísticas de las empresas de transporte. Entre las funcionalidades de RoadTech podrás encontrar la gestión de tarifas y cotizaciones de transporte, así como herramientas de análisis de costes.
